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Telefonisch immer erreichbar sein und dabei nicht in Stress verfallen, das ist ein Drahtseilakt, den viele von uns heute im Berufsleben zu bewältigen haben. Wir wollen darlegen, wie es gelingen kann, mit einem Telefonservice Center eine Erreichbarkeit zu gewährleisten und dennoch selbst zu entscheiden, wann die jeweiligen Anliegen und Anfragen bearbeitet werden. Sie erfahren, wie ein Telefonsekretariat die Last von Ihren Schultern nimmt und sich um die Anliegen kümmert, welche im Anschluss von Ihnen zu bearbeiten sind. Auf diese Art und Weise sind Sie telefonisch immer erreichbar und planen Ihre Arbeit dennoch so, wie es in Ihren Terminkalender und zu Ihren Präferenzen passt.

Ihr Telefonsekretariat macht es möglich, die Termine so zu legen, wie es Ihnen passt

Mit einem eigenen Sekretariat sind Sie in der Lage, Ihre Termine in der Art und Weise zu koordinieren, wie Sie in Ihren Kalender passen. Es ist schwierig, immer erreichbar für Ihre Kundinnen und Kunden zu sein und gleichzeitig voll konzentriert bei den zu erledigenden Aufgaben zu sein, die das Alltagsgeschäft bestimmen. Dabei brauchen Sie eben jene volle Konzentration unbedingt, damit die Ergebnisse am Ende dem entsprechen, was Sie selbst von sich erwarten und was auch die Kundinnen und Kunden erwarten. Wenn zwischendurch immer wieder Anrufe von Ihnen zu beantworten sind, dann kann ein Telefonsekretariat Gold wert sein. Schließlich bedeutet jede Ablenkung grundsätzlich auch, dass es für Sie für den Moment nicht bei der Sache sind und sich auch die Bearbeitungszeit jeweils erweitert, obwohl dies für den reinen Arbeitsprozess nicht unbedingt notwendig gewesen wäre. Weiterhin neigen wir dazu, am Telefon schnell auch Termine zu vereinbaren, die nicht unbedingt perfekt in den Tagesablauf passen, aber aufzeigen, dass wir besonders schnell eine Hilfestellung für die Kundinnen und Kunden liefern wollen. Mit einem Telefonsekretariat können wir uns vor dem Rückruf oder vor dem Verfassen einer Mail genau ansehen, welche Termine für die Bearbeitung bzw. ein Treffen in Frage kommen. Dann können Sie dem Kunden oder der Kundin die Möglichkeit geben, aus möglichen Terminen zu wählen, die für Sie möglich sind und gut in den Tagesablauf passen. Dies bedeutet auch nicht, dass Sie weniger kundenorientiert arbeiten, denn schließlich haben eben jene Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sehr schnell die Chance, ihr Anliegen zu schildern und eine Rückmeldung zu erhalten.

Wenn Sie sich feste Zeiten für Rückmeldungen nehmen, haben Sie die Möglichkeit, schneller eine adäquate Antwort zu verfassen

Am Telefon sind wir mit spontanen Anfragen manchmal auch überfordert oder überfragt, während wir uns vorbereiten können, bevor wir eine schriftliche Rückmeldung zu einem geschilderten Anliegen verfassen. Wenn Ihr Telefonservice Center alle Anfragen, welche am Tag hereingekommen sind, für Sie verschriftlicht, dann haben Sie die Möglichkeit, sich zunächst zu informieren und dann eine entsprechende Antwort zu verfassen. Die Zeit hierfür können Sie sich nehmen, indem Sie eine feste Stunde am Tag dafür nutzen, sich mit den Anfragen und Kontaktaufnahmen zu beschäftigen. Während am Telefon schnell eine Kurzschlussreaktion gefordert ist und die Kundinnen und Kunden davon ausgehen, dass Sie sofort eine Antwort parat haben, haben Sie nun die Möglichkeit, sich in aller Ruhe mit den Dingen zu beschäftigen, die der neue Tag gebracht hat. Obwohl Sie sich nicht sofort mit der Anfrage beschäftigen, sondern ganz individuell für sich entscheiden, wann es für Sie passend ist, haben die Menschen, die Sie kontaktieren den Eindruck, dass Sie telefonisch immer erreichbar sind. Dies vermittelt ein gutes Gefühl auf beiden Seiten, welches unbedingt notwendig ist, um zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit zu kommen. Gerade in einer immer schnelllebigeren Zeit, in der wir von Termin zu Termin hetzen, stellen sich besondere Anforderungen und Herausforderungen an uns. Die stetige Erreichbarkeit gehört zu eben jenen Anforderungen und Sie können sich von Stress befreien, wenn Sie mit einem Telefonsekretariat arbeiten, welches Sie hier entlastet.

Sie zeigen mit Ihrem Telefonservice Center, dass Sie sich um Ihre Kunden kümmern und jederzeit für die Anliegen da sind

Für Kundinnen und Kunden sowie für Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner spielt das Gefühl der Wertschätzung eine wichtige Rolle in der gemeinsamen Arbeit. Wer sich wertgeschätzt und ernstgenommen fühlt, der arbeitet gerne mit einem Anbieter zusammen und wird diese Zusammenarbeit auch in Zukunft gerne fortsetzen. Damit Sie dieser Anforderung gerecht werden können, ist es notwendig, eine stetige Erreichbarkeit zu gewährleisten. Am Ende ist es für Sie jedoch, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, lohnenswerter, wenn Sie sich feste Zeiten am Tag für die neuen Anfragen nehmen können. Mit einem Telefonservice Center können Sie beide Komponenten miteinander in Verbindung bringen und bei den Anrufenden für ein gutes Gefühl sorgen. Außerdem gehen Sie beruhigter in die neuen Arbeitstage, denn Sie wissen ganz genau, dass Sie sich auf die Aufgaben fokussieren, die gerade anstehen und von Ihnen zu erledigen sind. Nun kommen für Sie keine Anrufe oder Kontaktaufnahmen verschiedenster Art dazwischen, denn diese werden vom Sekretariat empfangen und im optimalen Fall bereits geordnet und vorsortiert. Schaffen Sie es nun auch noch, sich sehr regelmäßig und im Optimalfall täglich mit den neuen Anfragen zu beschäftigen, dann erreichen Sie auch bei den Anrufenden das gute Gefühl, hier absolut wertgeschätzt und mit ihrem Anliegen unterstützt zu werden. Wer bei einem Unternehmen anruft, der ist sehr daran interessiert, dass die Verantwortlichen sich schnell zurückmelden und gleichzeitig bereits ein erstes Bild über den Sachverhalt gemacht haben. Dies ist vollumfänglich möglich, wenn Sie vom Service Center eine grundsolide Sortierung stattfinden lassen und sich dann in einer tiefergehenden Recherche üben, bevor Sie sich mit den Anrufenden direkt beschäftigen. Am langen Ende profitieren auch die Kundinnen und Kunden sowie die Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner davon, dass Sie sich im laufenden Arbeitstag nur mit den aktuellen Projekten beschäftigen, denn hier geht es darum, die Qualität zu sichern und zufriedene Menschen auf der anderen Seite zu haben.

Telefonisch immer erreichbar und doch entlastet für die Arbeit, die am Ende in den Projekten zu erledigen ist

Gerade wenn es für die Kundinnen und Kunden notwendig ist, Sie auch zu ungewöhnlichen Zeiten zu erreichen und das Anliegen zu schildern, kann das Sekretariat eine echte Entlastung für Sie und Ihr Unternehmen sein. Auch Ruhephasen am Tag sorgen dafür, dass Sie mit neuem Tatendrang in die nächste Arbeitsphase finden und für die Menschen, die Sie zu erreichen versuchen, ein adäquates Ergebnis produzieren. Auch für das eigene Gefühl nach der Arbeit liefert das Telefonsekretariat eine echte Entlastung, denn Sie wissen genau, dass die Anfragen in guten Händen sind und Sie in der Lage sind, Kraft zu sammeln, während die Anruferinnen und Anrufer dennoch eine Erreichbarkeit genießen. Wenn jeder Arbeitstag vollumfänglich genutzt werden kann, dann sind Sie in der Lage, die bestmöglichen Ergebnisse zu produzieren und mit zufriedenen Kundinnen und Kunden eine Arbeitsbeziehung zu führen, die langfristig und von gegenseitiger Zufriedenheit geprägt ist. Fokussieren Sie sich also von nun an voll auf die laufenden Projekte und planen Sie gleich bei den Rückmeldungen, wann es am Besten passt, sich mit neuen Anfragen intensiver zu beschäftigen. Ihre Kundinnen und Kunden werden für ein gutes Zeitmanagement stets Verständnis aufbringen, wenn Sie einmal wissen, dass am Ende dann mit den Ergebnissen gerechnet werden kann, die Sie liefern. Dabei entsteht nun bei den Kundinnen und Kunden nicht mehr der Frust auf, niemanden erreichen zu können, denn Sie haben sofort einen Ansprechpartner am Apparat und können das Anliegen direkt schildern. Nehmen Sie sich Zeit für Ihr Tagesgeschäft und werden Sie noch erfolgreicher, indem Sie die neuen Anfragen auslagern und sich dann kümmern, wenn Sie ausreichend Zeit aufbringen können.