Das Bewerbungsverfahren kann mit einer quälenden Wartefrist verbunden sein. Follow-up-Mails sind eine Überbrückungshilfe, um zu erfragen, wann mit dem nächsten Schritt zu rechnen ist. Follow-ups sind aber nicht nur informatorischer Natur. Sie sollen den Personaler auch davon überzeugen, dass der Bewerber großes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle hat. Vor allem, wenn Sie sich für eine Stelle im Telefonservice bewerben, kann es nicht schaden, telefonisch oder per Mail erneut nachzufassen.
Um von der Mail zu profitieren, ist es jedoch wichtig, dass Sie als Absender die Stolperfallen kennen. Sämtliche Details – wie der Zeitpunkt und die Ausdrucksweise – müssen stimmig sein, damit die Nachricht einen positiven Eindruck beim Adressaten hinterlässt. Dieser Beitrag erklärt, mit welchen Tipps ein Follow-up bei der Jobsuche helfen kann.
Die Grundlagen effektiver Follow-up-Mails
Follow-up-Mails in Folge eines Vorstellungsgespräches fungieren als Erinnerungsinstrument. Die Nachricht soll dazu führen, dass der Absender im Gedächtnis bleibt. Gleichzeitig kann der Bewerber seinen Aktivismus dazu nutzen, das Interesse an der Position unter Beweis zu stellen.
Ziel einer Follow-up-E-Mail ist es, die Erfolgsaussichten zu erhöhen. Das passiert beispielsweise im Rahmen einer Dankes-Mail. Auch die Status-Abfrage kann sich für den Bewerber auszahlen, weil er noch einmal bekräftigt, dass er Interesse an dem Posten hat. Doch auch die Bitte um Feedback im Falle einer Absage fällt in den Follow-up-Bereich. Allgemein gesprochen ist unter einem Follow-up also eine strategische Rückmeldung mit individueller Zielsetzung zu verstehen.
Follow-up-Mails werden nicht vorausgesetzt. Trotzdem können sie sich für die Bewerbenden rentieren. Ob die Folgemail ihr gewünschtes Potenzial entfaltet, hängt jedoch von der genauen Vorgehensweise ab. Den richtigen Zeitpunkt abzupassen, kann darüber entscheiden, ob die E-Mail einen positiven Ausschlag gibt. Sofern sich aus der Bewerbungsfrist und den Anmerkungen des Ansprechpartners nichts anderes ergibt, sollte ein Rückmeldezeitraum zwischen zwei bis sechs Wochen passend sein.
Kommt Zeit, kommt Rat
Bedenken Sie, dass die Auswertung aller Bewerbungsunterlagen und die Analyse der Gespräche gerade in großen Unternehmen viel Zeit in Anspruch nimmt. Teilweise gibt es mehrstufige Auswahlverfahren und mehrere berufliche Funktionsträger, die an dem Bewerbungsprozess beteiligt sind.
Im Regelfall werden Sie von Ihrem Wunschbetrieb über den Status quo der Bewerbung, die Folgeschritte oder die Absage informiert. Sollten Sie solch eine Nachricht nicht erhalten haben, kann das bedeuten, dass das Bewerbungsverfahren noch läuft. Somit können Sie davon ausgehen, dass der richtige Zeitpunkt für einen Follow-up noch nicht gekommen ist.
Bevor Sie per E-Mail nachfassen, sollten Sie dem Unternehmen ausreichend Zeit geben, um gemäß der internen Abläufe mit den Bewerbungsanfragen umzugehen. Doch keine Sorge: Umfragen zufolge werden Follow-up-Mails auch zu einem ungünstigen Zeitpunkt nicht schlecht aufgenommen. Erst wenn Sie wiederholt nachfragen, speichert der Recruiter Ihren Namen möglicherweise unter negativen Attributen ab.
Die Struktur einer erfolgreichen Follow-up-E-Mail
Die folgenden Anhaltspunkte geben Ihnen einen Überblick darüber, wie eine Folgemail gestaltet werden kann: Die unpersönliche Ansprache mit „Sehr geehrte Damen und Herren” lässt vermuten, dass Sie den Namen Ihres Gesprächspartners vergessen haben und/oder sich nicht über die betrieblichen Zuständigkeiten informieren. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass die Anrede den Namen des Personalvermittlers enthält.
Gehen Sie als Nächstes auf den Grund Ihrer Folgenachricht ein. Erwähnen Sie das Ereignis (zum Beispiel ein telefonisches oder persönliches Gespräch), das der Mail vorausgegangen ist. Benennen Sie das Datum, an dem die relevante Handlung stattgefunden hat. Bedanken Sie sich für die Zeit, die der Personalverantwortliche für Ihre Kontaktgesuche aufgewendet hat.
Nun können Sie Fragen (beispielsweise zum weiteren Ablauf) stellen. Betonen Sie, dass Sie sich nach wie vor für die ausgeschriebene Position interessieren. An dieser Stelle können Sie noch einmal kurz und bündig darauf eingehen, inwieweit Ihre Kompetenzen aus Unternehmerperspektive von Nutzen sind. Beschränken Sie sich auf ausschlaggebende Qualifikationen (Beispiel: Sprachkenntnisse und Organisationstalent) und achten Sie darauf, dass Ihre Selbstdarstellung maßvoll bleibt.
Zu guter Letzt bietet Ihnen die Follow-up-Mail einen Rahmen, in dem Sie wichtige Details ergänzen können. Hinterlassen Sie einen Hinweis zu Ihrer bevorzugten Erreichbarkeit und lassen Sie die Nachricht mit einer respektvollen Grußformel zu einem Ende kommen.
Strategien für wirkungsvolle Follow-up-Mails
Follow-up-Mails sollen dazu beitragen, dass der Bewerber dem Recruiter in positiver Erinnerung bleibt. Neben dem richtigen Aufbau und dem idealen Zeitpunkt gibt es weitere Hinweise, die zielführend sind. Helfen Sie den Mitarbeitern, Ihre E-Mail zuzuordnen, indem Sie eine Betreffzeile aus Ihrem Namen und der offenen Stelle formulieren.
Setzten Sie Ihren Text aus positiven Bausteinen zusammen. Sowohl die Begrüßung als auch die übrige Tonalität sollte stets freundlich und respektvoll sein. Außerdem sollte die E-Mail auf das Unternehmen zugeschnitten sein. Copy-and-paste-Nachrichten senden keine günstigen Signale aus. Versuchen Sie Ihrer Nachricht eine persönliche Note zu verleihen. Standardformulierungen können (gerade bei einer großen Anzahl konkurrierender Mitbewerber) schneller untergehen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Ausdrucksweise förmlich ist. Der Inhalt Ihrer Folgemail sollte sich ebenfalls auf berufsrelevante Themen fokussieren. Umgangssprachliche oder private Textpassagen wirken unprofessionell und sind in einem Follow-up nicht vorgesehen.
Fassen Sie sich kurz. Durch eine kompakte Nachricht bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie auf die zeitlichen Kapazitäten Ihres Gegenübers Rücksicht nehmen. Indem Sie eine Frage (beispielsweise über den Fortgang des Bewerbungsverfahrens) formulieren, unterstreichen Sie Ihr Interesse an dem Stellenangebot.
Benennen Sie Kommunikationswege, auf denen man Sie erreichen kann.
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die E-Mail zu verfassen, da sie möglicherweise das entscheidende Zünglein an der Waage ist.
Dos and Don’ts beim Verfassen von Follow-up-Mails
Die Art und Weise, wie die E-Mail geschrieben ist, entscheidet darüber, ob das Follow-up eine negative Emotion erzeugt oder Sie damit beim Recruiter sogar punkten können. Die nachfolgende Übersicht stellt die Erfolgsfaktoren und Stolpersteine einer Folge-E-Mail dar:
Dos
- Halten Sie die empfohlenen Reaktionszeiten ein.
- Erkundigen Sie sich darüber, wann der nächste Schritt im Auswahlverfahren eingeleitet wird. Achten Sie darauf, die Nachfragen zum Sachstand vorwurfsfrei zu formulieren.
- Sie hinterlassen einen guten Eindruck, wenn Sie Ihren Dank für die berufliche Chance zum Ausdruck bringen.
- Schneiden Sie, falls zutreffend, die positiven Höhepunkte Ihrer vorangegangenen Unterhaltung an.
- Ergänzen Sie wesentliche Informationen, die im Vorstellungsgespräch zu kurz gekommen sind.
- Weisen Sie auf Ihre Fähigkeiten hin.
Don’ts
- Verfrühte oder wiederholte Follow-ups setzen den Entscheidungsträger unter Druck, wirken aufdringlich und penetrant.
- Eigenlob (in übersteigerter Form) hat einen negativen Beigeschmack.
- Finanzielle Details sind kein Fall fürs Follow-up, sondern sollten dem Bewerbungsverfahren nachgelagert sein.
- Vermeiden Sie, dass Ihre Nachricht negative Komponenten hat.
- Follow-up-Mails sind keine inhaltliche Wiederholung des Vorstellungsgesprächs, sondern greifen lediglich die Kernaspekte auf.
- Überprüfen Sie die E-Mail vor dem Versenden und führen Sie etwaige (grammatikalische und orthografische) Korrekturen durch.
- Falls Sie sich mit Ihrem Wunschunternehmen (beispielsweise auf LinkedIn) verknüpfen wollen, ist es dafür im Follow-up noch zu früh.
Nachfassen und Geduld bewahren
Das Warten auf eine Antwort kann sehr nervenaufreibend sein. Das gilt besonders, wenn mit der Jobzusage ein wichtiger Entwicklungsschritt verbunden ist. Trotzdem kann es aufdringlich wirken, wenn die Follow-up-E-Mail zu früh abgesendet wird. Da die Dankesmail das persönliche Kennenlernen auffrischen soll, wird diese Mail am besten in den ersten 24 Stunden nach dem Vorstellungstermin verstand.
Sofern die Follow-up-E-Mail ein Entscheidungsgesuch (nach einer Zu- oder Absage) beinhaltet, sollten Sie sich an den Aussagen Ihres Ansprechpartners orientieren. Wenn der Entscheidungsträger einen Zeitraum von einer Woche angekündigt hat, setzen Sie ihn mit einer verfrühten Nachfrage unter Druck.
Je nachdem, welche Faktoren auf die internen Bearbeitungszyklen Einfluss nehmen, müssen die Bewerber teilweise also sehr geduldig sein. Gerade in großen Unternehmen gibt es häufig eine Vielzahl an Bewerbern, die um die gleiche Stelle konkurrieren. Doch auch banale Gründe, wie Krankheit, Urlaub, Personalmangel oder saisonale Auftragsspitzen können die Reaktionszeit in die Länge ziehen.
Funkstille
Doch wie sollten Sie vorgehen, wenn das Unternehmen (auch nach einer angemessenen Wartezeit) nichts mehr von sich hören lässt? Wenn eine schriftliche Antwort ausbleibt, können Sie sich telefonisch über den Stand des Bewerbungsverfahrens informieren.
Suchen Sie nach anderen Stellenangeboten, falls auch kein telefonischer Kontakt zustande kommt. Denn funktionierende Kommunikationswege zählen zu den Grundvoraussetzungen, die Sie von einem professionellen Unternehmen erwarten können. Demgegenüber können Sie eine weitere Follow-Up-E-Mail mit der Bitte um ein konstruktives Feedback verfassen, wenn der Bewerbungsprozess in einer Absage resultiert.
Fazit
Geduld ist eine Tugend. Das ist ein Satz, der im Bewerbungsverfahren spürbar wird. Nach der Bewerbungsphase kann eine wochenlange Wartezeit entstehen. In dieser Zeit entscheidet der potenzielle Arbeitgeber darüber, welcher der Bewerber den ausgeschriebenen Posten besetzen wird.
Das ist genau der Punkt, an dem eine Follow-up-Mail helfen kann. Richtig angewandt, ist die Folgemail ein geeignetes Mittel, um den Bewerber noch einmal in Erinnerung zu bringen. Der Absender hebt mit dem Inhalt der Nachricht sein Interesse an dem Job hervor. Im Idealfall führt dieses positive Signal dazu, dass der Arbeitgeber die Zusage erteilt. Wichtig ist jedoch, dass die Begleitumstände (wie der zeitliche Rahmen) stimmig sind.
