Vielleicht ist Ihnen die Aufgabe zugefallen, für Ihr Unternehmen eine Party auszurichten. Und eventuell sind Sie auf diesen Artikel gestoßen, weil Sie dafür nach Anregungen im Internet geschaut haben. “Sommerfest Ideen Firma” oder „Witzige Sommerfeste“ sind beliebte Suchbegriffe – doch wichtig ist vor allem die richtige Organisation. Nachfolgend möchten wir Ihnen daher zeigen, auf welche unterschiedlichen Kriterien Sie bei der Organisation einer Feier zu achten haben – und welche Hürden Sie auf dem Weg unbedingt überspringen müssen, um vor unliebsamen Überraschungen geschützt zu sein.
Planung und Vorbereitung
Ein Sommerfest mag nur wenige Stunden andauern oder sich vielleicht über ein ganzes Wochenende erstrecken. Deutlich höher ist jedoch der Aufwand, der im Vorfeld betrieben werden muss. Alleine die Suche nach einem geeigneten Datum, das für alle Gäste passend ist, kann einige Mühen kosten. Damit verbunden ist natürlich die Frage, wer denn eigentlich kommen soll. Aus der Antwort ergibt sich bereits eine erste Ahnung, wie groß das Event aufgebaut werden muss. Erstellen Sie am besten eine Gästeliste, die zunächst alle Personen umfasst, die Sie unbedingt dabei haben möchten.
Übrigens ist es nicht erforderlich, jeden potenziellen Teilnehmer zu fragen, wann er Zeit hat. Basteln oder drucken Sie lieber schon einige Wochen im Voraus die Einladungen – je früher diese versendet werden, desto besser können die Angesprochenen den Termin in ihre Planungen einbeziehen. Bitten Sie zudem um zeitnahe Rückmeldungen, um auch selbst die Organisation des Festes voranzutreiben und etwaige Absagen einzukalkulieren.
Auswahl des Veranstaltungsortes
Im zweiten Schritt ist eine geeignete Location erwünscht. Auch hier gilt, dass oftmals schon viele Wochen oder sogar Monate vor dem Event eine Reservierung vorgenommen werden sollte. Bei der Auswahl muss grundsätzlich darauf geachtet werden, dass der Ort gut zur Feier passt, es also idealerweise einen inhaltlichen oder emotionalen Grund gibt, sich genau dort zu treffen. Daneben sind weitere Fragen zu klären. Sind genügend Parkplätze vorhanden, damit eine große Zahl an Gästen mit dem Auto anreisen kann? Wie ist die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel geregelt – lassen sich auch spät am Abend noch die Haltestellen für Busse und Bahnen mühelos erreichen? Gibt es in der nahen Umgebung ein Taxiunternehmen, das die Anwesenden notfalls nach Hause bringt? Achten Sie zudem darauf, dass die Musik auf einer Party auch einmal etwas lauter ausfallen dürfte – eine Störung der Anwohner aber vermieden werden muss.
Thema und Dekoration
Möchten Sie ein Sommerfest organisieren, dann bietet es sich an, alles unter einem großen Motto stattfinden zu lassen, unter dem sich die Gäste sowie die stattfindenden Aktivitäten vereinen – und das natürlich bereits in den Einladungen erwähnt werden sollte. Sinnvoll ist es, die Location anschließend so auszugestalten, dass sie sich dem gewählten Thema anpasst. Heißt, dass die Dekoration im Vorfeld besorgt werden muss. Das kostet nicht selten viel Zeit und Aufwand – und wird bares Geld verschlingen. Insbesondere, wenn es sich um Einzelanfertigungen handelt. Überlegen Sie daher, ob sich Ihr Wunschmotto mit dem zur Verfügung stehenden Budget in Einklang bringen lässt. Ebenso ist festzulegen, ab welchem Zeitpunkt die Dekoration aufgebaut wird. Genügt es dafür, einige Stunden vor der Party einzuplanen? Oder müssen größere Arbeiten stattfinden, die sich über mehrere Tage erstrecken? Auch in diesem Punkt sollten Sie sorgfältig planen, damit letztlich alles wie gewünscht gelingen kann.
Essen und Getränke
Wo sich Menschen treffen, da sollte auch für das leibliche Wohl gesorgt werden. Speisen und Getränke in ausreichender Menge müssen daher vorhanden sein. Wählen Sie diese nicht nur nach dem eigenen Geschmack aus, sondern achten Sie zugleich auf besondere Eigenarten der Gäste. Individuelle Gewissens- und Glaubensgründe müssen in das Buffet einbezogen werden. Ebenso ist auf mögliche Allergien oder Unverträglichkeiten abzustellen – die im schlimmsten Falle zu Beeinträchtigungen der Gesundheit führen könnten.
Ähnliches gilt für die angebotenen Getränke: Gerade an warmen Sommertagen sollten alkoholische Drinks eine Ausnahme bilden. Bieten Sie vielmehr auch alkoholfreie Erfrischungen an. Trauen Sie es sich nicht zu, dafür eine geeignete Auswahl zu treffen, so nutzen Sie am besten ein professionelles Catering. In der Regel sind dort genügend Erfahrungswerte vorhanden, um Sie bei der Verköstigung der Anwesenden zu beraten – oder Ihnen sogar tatkräftig zu helfen. Das belastet zunächst zwar Ihr Budget, kann Ihnen aber diverse Arbeiten und Sorgen abnehmen.
Unterhaltung und Aktivitäten
Lassen Sie die Anwesenden nicht alleine, sondern bieten Sie ein hochwertiges Rahmenprogramm an. Erlaubt ist dabei alles, was zum Motto der Party passt. Das gilt etwa für die Musik. Eventuell lassen Sie sogar eine Band auftreten, die live vor Ort spielt. Zudem ist es sinnvoll, die Gäste in stimmungsvolle Aktivitäten einzubinden – jedoch nur in solche, die dem Anlass entsprechend ausgewählt wurden. Natürlich sollte die Teilnahme daran freiwillig sein. Beachten Sie zudem, dass sich ein solches Programm sowohl an Kinder als auch an Erwachsene richten muss, es bei der inhaltlichen Ausgestaltung aber zu erheblichen Unterschieden kommen kann. Ein Aspekt, der gerade bei der musikalischen Untermalung nicht unterschätzt werden darf. Denn was dem einen gefällt, ist dem anderen bereits lästig. Treffen Sie daher eine Auswahl, die zum Entspannen und Tanzen einlädt, die zugleich aber keinen Gast stört oder ihn sogar zum Verlassen der Feier anregt.
Logistik und Ablaufplan
Schon aus den zuvor genannten Punkten erkennen Sie, dass da ein gehöriges Maß an Arbeit auf Sie zukommt. Doch wollen Sie ein Sommerfest organisieren, muss an alles gedacht werden. Wie sieht es zum Beispiel mit Tischen und Stühlen aus? Sind Möbel vorhanden oder können sie zum gewünschten Termin angeliefert werden?
Zu welchem Zeitpunkt soll welche Aktivität stattfinden, wann beginnt und wann endet das Event? Übrigens müssen Sie nicht jede dieser Fragen selbst beantworten und auch nicht jede anfallende Aufgabe eigenständig ausführen. Erstellen Sie vorab lieber einen Ablaufplan – den Sie gerne in die Unternehmeskommunikation einbinden können. Fragen Sie per Rundmail in den einzelnen Abteilungen nach, welcher Mitarbeiter eine bestimmte Tätigkeit übernehmen möchte. Wer kann welches Zubehör besorgen, wer ist für das musikalische und künstlerische Rahmenprogramm zuständig und wer grillt die Speisen? Je besser Sie die Angestellten einbeziehen, desto mehr wird sich jeder Gast letztlich mit der Feier identifizieren können.
Sicherheit und Notfallplanung
Denken Sie aber ebenso an mögliche Missgeschicke, Unfälle und Notlagen, die trotz weitsichtiger Organisation leider immer einmal vorkommen können. Wie ist für solche Situationen vorgesorgt worden? Liegen Fluchtwege vor, um die Anwesenden in die Freiheit zu geleiten? Wie kann im schlimmsten Falle ein Chaos vermieden werden? Auch diese Sicherheitsaspekte wollen beachtet sein. Ausgangspunkt dafür ist eine solide Planung, die alle Eventualitäten einbezieht. Stellen Sie darüber hinaus sämtliche Kontaktinformationen für Ärzte, die Feuerwehr und die Krankenhäuser des Umkreises so aus, dass sie für jeden Gast einsehbar sind. Betrachten Sie innerhalb der Location zugleich alle Türen und Fenster: Lassen sich diese mühelos öffnen oder kommt es dabei zu Schwierigkeiten, die im Notfall schwerwiegende Folgen auslösen? Sind genug Erste-Hilfe-Kästen und Feuerlöscher griffbereit? Auch diese Fragen können Sie in professionelle Hände legen: Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Sicherheitsbeauftragten, so beziehen Sie ihn gerne in die Organisation mit ein.
Nachbereitung und Dankeschön
Erfahrungsgemäß lohnt es sich, ein Fest weit im Voraus zu planen und so vor negativen Überraschungen geschützt zu sein. Denn letztlich soll die Party ja ein Erfolg für Sie und Ihr Unternehmen werden. Am besten erinnern sich die Anwesenden also noch gerne daran – und freuen sich bereits auf eine Feier im nächsten Jahr. Ist der letzte Gast abgereist, so mag das Fest zwar vorbei sein. Doch in den Gesprächen unter den Angestellten und in den Abteilungen hallt es noch lange Zeit nach. Nutzen Sie das Event doch darüber hinaus, um es in die Unternehmenskommunikation einzubinden: Fertigen Sie eine kurze Zusammenfassung der Ereignisse an und verteilen Sie diese per Rundmail an alle Mitarbeiter. Wählen Sie dafür aussagekräftige Fotos aus, die einen schnellen Einblick in das Geschehen erlauben. Und vor allem: Danken Sie den Beteiligten für ihre Hilfe – und allen Gästen für ihr Erscheinen.
Fazit
Möchten Sie ein Sommerfest organisieren, so ist das eine gute Gelegenheit für ein gemeinsames Event, bei dem sich die Gäste auch einmal außerhalb der Arbeitszeiten treffen und vielleicht sogar besser kennenlernen können. Neben Speisen und Getränken ist dafür auf ein musikalisches und kulturelles Rahmenprogramm zu achten, das die Wünsche und Bedürfnisse aller Anwesenden einbezieht.
Zudem rückt die Location in den Fokus: Ist sie gut zu erreichen? Wie ist es vor Ort um die Sicherheitsaspekte bestellt? Welche Aufgaben in der Planung sowie bei der späteren Feier fallen konkret an – und wie lassen sich diese an hilfsbereite Personen delegieren? Greifen Sie dabei gerne auf die Unterstützung der Angestellten zurück, um so die Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen.
